Instrukcja dystrybucji produktów ubezpieczeniowych

INSTRUKCJA

DYSTRYBUCJI PRODUKTÓW UBEZPIECZENIOWYCH

§1

1. Niniejsza instrukcja określa dla Monda sp. z o.o. i jej Pośredników czynności podejmowane w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o dystrybucji ubezpieczeń z dnia 15 grudnia 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 2486 z późn. zm.).

2. Pojęciom stosowanym na potrzeby niniejszej instrukcji nadaje się następujące znaczenie: 

1. APK – oznacza analizę wymagań i potrzeb Klienta w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
2. Dokument zawierający informacje o agencie – oznacza dokument przygotowany przez Monda Sp. z o.o. lub podmioty współpracujące, realizujący obowiązki informacyjne określone w szczególności w art. 22 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
3. Dokument zawierający informacje o produkcie ubezpieczeniowym – oznacza dokument informacyjny przygotowywany przez twórcę produktu (towarzystwo ubezpieczeniowe), wymagany na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
4. Karta produktu – dokument informacyjny wymagany na gruncie wytycznych KNF dla towarzystw ubezpieczeniowych.
5. Klient – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, poszukującą ochrony ubezpieczeniowej, ubezpieczającego lub ubezpieczonego.
6. OFWCA – osoba fizyczna wykonująca czynności agencyjne w imieniu jednego z podmiotów współpracujących z Monda Sp. z o.o..
7. OWU – warunki ubezpieczenia lub ogólne warunki ubezpieczenia opracowane przez twórcę produktu  (towarzystwo ubezpieczeniowe).
8. Pośrednik Monda sp. z o.o. – osoba lub podmiot, będący stroną umowy o współpracę przy pośrednictwie ubezpieczeniowym,
9. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1 z późn. zm.).

§2

1. Przy pierwszej czynności należącej do zakresu działalności agencyjnej OFWCA udostępnia Klientowi: 

a. pełnomocnictwo agenta, 

b. upoważnienie OFWCA do działania w imieniu agenta. 

2. Przed zawarciem umowy ubezpieczenia OFWCA: 

a. przekazuje Klientowi na trwałym nośniku (w formie papierowej, elektronicznej lub dokumentowej) Dokument zawierający informacje o agencie, udostępniony przez Monda sp. z o.o. , w imieniu którego OFWCA wykonuje czynności agencyjne,

b. wykonuje APK ogólne, poprzedzające propozycję konkretnego rodzaju produktu Klientowi,

c. ustala z klientem pozostałe potrzeby i wymagania związane z poszukiwaną przez Klienta ochroną ubezpieczeniową,

d. drukuje oświadczenie Klienta dotyczące przeprowadzonego APK,

e. przekazuje Klientowi klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych przez właściwy podmiot na potrzeby APK,

f. może wystąpić o dobrowolną zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Monda sp. z o.o. na gruncie RODO, realizując jednocześnie obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 RODO (informacje podawane przez administratora danych osobie, której dane dotyczą),

g. wykonuje APK produktowe z wykorzystaniem narzędzi informatycznych dostępnych  w zależności od produktu w systemie Monda sp. z o.o. lub bezpośrednio  w systemie danego ubezpieczyciela, w celu ustalenia warunków oferty przed zaproponowaniem zawarcia umowy na konkretnych warunkach,

h. przy wykonywaniu APK produktowego stosuje procedury i inne regulacje towarzystwa ubezpieczeniowego, którego ofertę prezentuje Klientowi,

i. przy wykonywaniu APK produktowego OFWCA uwzględnia informacje dotyczące zakresu ochrony w danym produkcie oraz ograniczenia i wyłączenia z tego zakresu,

j. na etapie pobierania danych Klienta realizuje w imieniu towarzystwa ubezpieczeniowego, twórcy prezentowanego produktu, obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 RODO,

k. przedstawia Klientowi ofertę produktu ubezpieczeniowego, zgodnego z wynikiem przeprowadzonej APK,

l. przekazuje Klientowi na trwałym nośniku (w formie papierowej, elektronicznej lub dokumentowej): 

• OWU;
• Kartę produktu lub Dokument zawierający informacje o produkcie ubezpieczeniowym (w zależności od procedur obowiązujących w danym towarzystwie ubezpieczeniowym);

m. w zależności od procedur sprzedażowych i rozwiązań systemowych danego towarzystwa ubezpieczeniowego w przypadku potwierdzenia przez Klienta chęci zawarcia umowy ubezpieczenia na przedstawionych warunkach – przygotowuje wniosek o zawarcie umowy ubezpieczenia lub dokument polisy ubezpieczeniowej i uzyskuje niezbędne podpisy Klienta (zgodnie z wymogami towarzystwa ubezpieczeniowego, którego produkt jest prezentowany). 

3. Każdy Pośrednik Monda sp. z o.o. przechowuje oświadczenia dot. APK w postaci papierowej we własnym zakresie. Oświadczenia w oryginale będą przekazywane do Monda sp. z o.o. wyłącznie w przypadku wystąpienia takiej konieczności w ramach:

a. rozpatrywania reklamacji przez Monda sp. z o.o.,

b. rozpatrywania reklamacji przez towarzystwa ubezpieczeniowe,

c. postępowania sądowego lub administracyjnego,

d. kontroli prowadzonej przez uprawniony organ nadzoru (w szczególności KNF, UOKiK lub UODO),

e. innych sytuacji, w których niezbędne będzie uzyskanie ww. dokumentacji.

4. Wszelkie opisane wyżej czynności mogą być dokonywane bezpośrednio przez system, informatyczny Monda sp. z o.o. udostępniony w ramach portalu sprawdzonapolisa.pl.

§3

1. Wszystkie OFWCA wykonujące czynności w zakresie proponowania zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiadają za należytą analizę wymagań i potrzeb osoby poszukującej ochrony ubezpieczeniowej, realizację obowiązków informacyjnych oraz za zaproponowanie nabycia produktu odpowiedniego do zidentyfikowanych wymagań i potrzeb Klienta. 

2. Zarząd Monda sp. z o.o., wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych lub inna osoba wyznaczona przez zarząd może przeprowadzić kontrolę poprawności stosowania procedur sprzedażowych.

3. Wszelkie nieprawidłowości związane z nieprzestrzeganiem niniejszej procedury należy niezwłocznie przekazać na adres [email protected]

§4

Każdy pracownik, współpracownik, OFWCA oraz Pośrednik Monda sp. z o.o., czy inna osoba wykonująca czynności na rzecz Monda sp. z o.o. ma możliwość zgłoszenia informacji dotyczących naruszeń przepisów prawa z zakresu dystrybucji produktów ubezpieczeniowych lub niniejszej procedury osobiście, pisemnie na adres Monda Sp. z o.o., ul. Gen. S. Karpińskiego 8/4, 81-173 Gdynia lub mailowo na adres [email protected]. Każde zgłoszenie będzie traktowane jako poufne i może być zgłaszane anonimowo. W przypadku zgłoszenia niebędącego anonimowym tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia jest chroniona przed dostępem osób nieuprawnionych.