Instrukcja w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Utworzono: 2021-10-04

INSTRUKCJA W ZAKRESIE

PRZECIWDZIAŁANIA PRANIU PIENIĘDZY ORAZ FINANSOWANIU TERRORYZMU

§ 1

1. Niniejsza Instrukcja określa sposób postępowania Monda Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

2. Obowiązek ustanowienia i stosowania instrukcji wynika z art. 50 ustawy z 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

3. Instrukcja zawiera w szczególności określenie:

czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
zasad przechowywania dokumentów oraz informacji,
zasad udzielania informacji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej i innym organom,
zasad upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.

§ 2

Ilekroć w niniejszej instrukcji mowa jest o:

1. Beneficjencie rzeczywistym - rozumie się przez to:

osobę fizyczną lub osoby fizyczne, sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna, w tym:

w przypadku klienta będącego osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego:

– osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,

– osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

– osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

– osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości, lub

– osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

w przypadku klienta będącego trustem:

– założyciela,

– powiernika,

– nadzorcę, jeżeli został ustanowiony,

– beneficjenta,

– inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem,

2. Spółce - rozumie się przez to Monda Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-173), ul. Gen. Stanisława Karpińskiego 8/4, KRS 0000883544;

3. osobach zajmujących eksponowane stanowiska polityczne - rozumie się przez to osoby fizyczne:

szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, w tym Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Prezesa Rady Ministrów i wiceprezesa Rady Ministrów,
członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych, w tym posłów i senatorów,
członków organów zarządzających partii politycznych,
członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych, w tym sędziów Sądu Najwyższego, Trybynału Konstytucyjnego, Naczelnego Sądu Administracyjnego, wojewódzkich sądów administracyjnych oraz sędziów sądów apelacyjnych,
członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych, w tym Prezesa oraz członków NBP,
ambasadorów, chargés d'affairs oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, w tym dyrektorów przedsiębiorstw państwowych oraz członków zarządów i rad nadzorczych spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych, dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich oraz kierowników urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej

4. osobach znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne - rozumie się przez to:

osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
transakcji - rozumie się przez to czynność prawną lub faktyczną, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawną lub faktyczną dokonywaną w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych;
przeprowadzaniu transakcji - rozumie się przez to wykonanie dyspozycji lub zlecenia wydanych przez klienta lub osobę działającą w jego imieniu;
praniu pieniędzy - rozumie się przez to czyn określony w art. 299 ustawy z 6.06.1997 r. – Kodeks karny;
finansowaniu terroryzmu - rozumie się przez to czyn określony w art. 165a ustawy z 6.06.1997 r. - Kodeks karny.

§ 3

1. Spółka:

nie przeprowadza transakcji, a w konsekwencji nie realizuje procedury wstrzymania transakcji czy blokady rachunku,
wśród klientów nie ma osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne,
może korzystać z usług innych podmiotów w zakresie wykonania obowiązków określonych w § 4 ust. 2 lit. a-c, z tym, iż odpowiedzialność za ich wykonanie ponosi Spółka,
nie gromadzi depozytów gotówkowych.

2. Spółka zobowiązana jest do zarejestrowania transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter.

3. Obowiązek określony w ust. 2 stosuje się w przypadkach, gdy Spółka wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinno wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem.

Sposoby wykonania środków bezpieczeństwa finansowego (ŚBF)

§ 4

1. Spółka zobowiązana jest do wykonywania środków bezpieczeństwa finansowego (ŚBF).

2. Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na:

identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

- weryfikacji jego tożsamości,

- ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,

ocenie stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskaniu informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym:

- analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,

- badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,

- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

3. Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane w szczególności:

przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych;
gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta;
gdy zachodzi wątpliwość co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Środki bezpieczeństwa finansowego powinny być stosowane wobec klientów, z którymi zawierane są umowy na dostarczenie usług w zakresie rachunkowości i dokumentacji podatkowej, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości.

Identyfikacja klienta

§ 5

1. Identyfikacja, o której mowa w § 4 ust. 2 lit. a obejmuje:

w przypadku osób fizycznych ustalenie:

- imienia i nazwiska,

- obywatelstwa,

- numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,

- serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,

- adresu zamieszkania – w przypadku jego posiadania,

- nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,

b. w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej ustalenie:

- nazwy (firmy),

- formy organizacyjnej,

- adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,

- NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,

- danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego

§ 6

1. Spółka zobowiązana jest do podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego.

2. Identyfikacja, o której mowa w § 4 ust. 2 lit. b obejmuje ustalenie danych, o których mowa w § 5 ust. 1 lit. a tiret pierwszy i drugi, a w przypadku posiadania informacji również danych, o których mowa w § 5 ust. 1 lit. a tiret trzeci, czwarty i piąty.

Informacje o celu i charakterze stosunków gospodarczych

§ 7

1. Ocena stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji, uzyskiwanie przez Spółkę informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych odbywa się w oparciu o przedłożone przez klienta dokumenty, jak też w oparciu o dane pozyskane przez Spółkę.

2. Celem działań określonych w ust. 1 jest wnikliwe określenie przedmiotu działalności klienta i zawieranych w związku z tym stosunków gospodarczych.

Weryfikacja danych

§ 8

1. Spółka, poza identyfikacją, o której mowa w § 5 i 6, zobowiązana jest również do weryfikacji ustalonych wcześniej danych.

2. Weryfikacja polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Dokumentacja ŚBF - Ryzyko

§ 9

1. W przypadku, gdy Spółka nie może wykonać obowiązków, o których mowa w § 4 ust. 2 lit. a-c nie nawiązuje stosunków gospodarczych i ocenia, czy niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, stanowi podstawę do przekazania Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej dla klientów z ORK średnim bądź wysokim informacje o danym kliencie wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji

2. W ramach wykonania obowiązków, o których mowa w § 4-8 i 12 Spółka zobowiązana jest do sporządzenia karty informacyjnej klienta (KiK), w której zapisane powinny być ustalone dane.

3. Karta informacyjna klienta zawiera również przyporządkowanie klienta do jednej z trzech grup oceny ryzyka klienta (ORK) związanego z możliwością uczestnictwa tego klienta w procederze prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu.

4. Podstawą kwalifikacji, o której mowa w ust. 3 są kryteria określone w § 12 ust. 2, przy uwzględnieniu obowiązującej krajowej oceny ryzyka i sprawozdania Komisji Europejskiej, o której mowa w art. 6 ust. 1-3 dyrektywy 2015/849, wg następującego schematu:

Lp.	Kryteria	Liczba punktów ORK
1	Wystąpienie przesłanek z kryterium ekonomicznego	1
2	Wystąpienie przesłanek z kryterium geograficznego	1
3	Wystąpienie przesłanek z kryterium przedmiotowego	1
4	Wystąpienie przesłanek z kryterium behawioralnego	1

Przyjąć należy, że dla:

ORK = 0 - ryzyko dla klienta jest niskie

ORK 1 i 2 - ryzyko dla klienta jest średnie

ORK 3 i więcej - ryzyko dla klienta jest wysokie

5. Kartę informacyjną klienta sporządza się przed podpisaniem umowy.

6. Dane niezbędne do karty pozyskuje się w oparciu o dokumenty przedłożone przez klienta oraz pozyskane przez Spółkę z innych źródeł (m.in. aktualne odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego, kopie dowodów osobistych, paszportów osób reprezentujących klienta, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).

7. Sporządzanie kserokopii lub skanowanie dokumentów dopuszczalne jest w takim zakresie, w jakim zawierają one niezbędne dane.

8. Aktualizacja ORK, dla klientów z ORK niskim następuje w cyklach dwuletnich, dla klientów z ORK średnim bądź wysokim, aktualizacja ORK następuje w cyklach rocznych.

9. Działania określone w ust. 8 oparte są o dane gromadzone przez Spółkę jak również o efekty monitoringu, o którym mowa w § 12.

10. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 określa załącznik nr 1 do instrukcji.

Stosowanie ŚBF w stopniu niższym

§ 10

1. W przypadku klientów z ORK niskim gdy klient jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa członkowskiego EFTA, Spółka może odstąpić od stosowania reguł określonych w § 4 ust. 2 lit. a-c.

2. W przypadku określonym w ust. 1 Spółka gromadzi informacje w celu ustalenia, czy klient spełnia warunki wskazane w tym unormowaniu. Fakt prowadzenia usług finansowych powinien być potwierdzony w szczególności wyciągiem z Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku podmiotu mającego siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego EFTA, dokumentem właściwym będzie lokalny dokument rejestrowy państwa, z którego ten podmiot pochodzi, bądź jakikolwiek dokument potwierdzający fakt prowadzenia przez niego działalności.

3. W przypadku klientów zakwalifikowanych do poziomu niskiego gdy klient jest spółką, której papiery wartościowe są dopuszczone do publicznego obrotu na rynku regulowanym w co najmniej jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w państwie członkowskim EFTA, Spółka może ograniczyć stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego do przypadków i środków określonych § 4 ust. 2 lit. a i w § 4 ust. 3 lit. a i b.

Stosowanie ŚBF w stopniu wyższym

§ 11

W przypadku klientów z ORK średnim i wysokim jak również w sytuacjach gdy klient nie jest obecny, dla celów identyfikacji Spółka zobowiązana jest stosować, w celu zmniejszenia ryzyka, co najmniej jeden z następujących środków:

ustalenie tożsamości klienta na podstawie dodatkowych dokumentów lub informacji;
dodatkową weryfikację autentyczności przedstawionych dokumentów lub poświadczenie ich zgodności z oryginałem przez notariusza, organ administracji rządowej, organ samorządu terytorialnego lub podmiot świadczący usługi finansowe;
ustalenie, że pierwsza transakcja została przeprowadzona za pośrednictwem rachunku klienta w podmiocie świadczącym usługi finansowe.

Bieżący monitoring

§ 12

1. Spółka zobowiązana jest do bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych celem wskazania zdarzeń czy okoliczności, które mogą wskazywać na proceder prania pieniędzy, co w szczególności obejmuje:

analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

2. Monitoring, o którym mowa w ust. 1 uwzględnia m.in. następujące kryteria:

ekonomiczne - uwzględniające badanie zachowań klienta związanych z zakresem i rozmiarem prowadzonej działalności gospodarczej w kontekście przeprowadzanych transakcji, przy uwzględnieniu powiązań, cen transakcji w kontekście cen rynkowych czy też badaniu w miarę możliwości źródła pochodzenia wartości majątkowych. Należy zwrócić tu uwagę na:

* tzw. słupy i przedsiębiorstwa symulujące - tj. osoby fizyczne, często bezdomne lub znajdujące się w krytycznej sytuacji majątkowej (słupy) lub podmioty gospodarcze złożone lub przejęte przez sprawców, przede wszystkim w celu prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu (przedsiębiorstwa symulujące), których podstawowym zadaniem jest komplikowanie obiegu wartości majątkowych pochodzących z przestępstw;

* mieszanie dochodów - polega na rzeczywistym mieszaniu dochodów pochodzących z legalnej działalności gospodarczej z wartościami majątkowymi pochodzącymi z nielegalnych źródeł.

b. geograficzne - uwzględniające miejsce siedziby firmy, oddziałów, miejsce zamieszkania, obywatelstwo, kierunki przepływów wartości majątkowych, w szczególności zwrócić uwagę należy na podmioty wskazujące miejsca czy terytoria wskazane w załączniku nr 2 do instrukcji

c. przedmiotowe - uwzględniające rodzaj prowadzonej działalności, w szczególności w przypadkach działalności szczególnie podatnej na proceder prania pieniędzy. Zwrócić tu należy uwagę szczególnie na:

* obrót złomem i paliwami,

* obrót realizowany przez nierezydentów,

* obrót udziałami w kapitale firmy,

* hazard,

* obrót tekstyliami z krajami azjatyckimi,

Ponadto dostrzec należy również inne okoliczności, jak:

* nałożenie na klienta sankcji w związku z podejrzeniem prania pieniędzy czy też finansowania terroryzmu,

* otwieranie rachunku celem realizacji jednej bądź kilku transakcji w krótkich odstępach czasu na stosunkowo wysokie kwoty, przy wykorzystaniu często fikcyjnych dokumentów,

* transfery niewielkich kwot na jeden rachunek, z którego są one niezwłocznie podejmowane w gotówce - które często dalej są niezwłocznie wpłacane na kolejne konto.

d. behawioralne - uwzględniające ocenę zachowań klienta wzbudzających na samym wstępie wątpliwości np. zewnętrzne oznaki klienta (wygląd, wiek, ubiór) nie korespondują z zakresem działalności gospodarczej.

3. Dokonując monitoringu należy uwzględnić m.in. ORK klienta. W szczególności zwrócić uwagę należy na klientów z ORK średnim bądź wysokim.

4. Monitoring, o którym mowa w ust. 1 obejmuje również bieżące aktualizowanie posiadanych dokumentów i informacji.

5. Cyklicznie Spółka sporządza raport odnoszący się do przeprowadzonego monitoringu za miniony okres.

Analiza transakcji klienta

§ 13

1. W toku działalności Spółka zobowiązana jest do zwracania uwagi na transakcje, mogące mieć związek z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu.

2. Ustalenie transakcje, o których mowa w ust. 1 mogą wynikać z wiedzy Spółki bądź też działań związanych z zachowaniem należytej staranności w związku z wykonywaniem umowy z klientem.

3. W ramach zachowania należytej staranności Spółka podejmuje działania przesądzające, iż zrobiło wszystko, aby wykonać swoje zadania jak najlepiej.

4. W ramach działań, o których mowa w ust. 3, osoby mogące mieć styczność z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu powinni zostać przeszkoleni w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy bądź finansowaniu terroryzmu oraz zobowiązani do zwrócenia uwagi na sytuacje czy zdarzenia dotyczące klienta, mogące mieć związek z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu, w szczególności w aspektach wskazanych w § 12 ust. 2.

5. W przypadku wystąpienia transakcji, o której mowa w ust. 1, osoba ujawniająca zobowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym Zarząd Spółki.

Rejestracja transakcji

§ 14

1. Zidentyfikowane transakcje, o których mowa w § 3 ust. 2 podlegają rejestracji w rejestrze transakcji.

2. Rejestr transakcji prowadzony jest przez Spółkę w formie papierowej.

§ 15

1. Informacje o transakcjach zarejestrowanych powinny zawierać w szczególności następujące dane:

datę przeprowadzenia transakcji;
dane identyfikacyjne stron transakcji, o których mowa w § 5 ust. 1;
kwotę, walutę i rodzaj transakcji;
numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;
uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji.

§ 16

1. Dane do rejestru wprowadza się bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zidentyfikowaniu transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu.

2. Rejestr jest prowadzony w postaci zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji, sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.

3. Karty transakcji powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawia się przez:

skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.

4. Wzór karty transakcji określa załącznik nr 3 do instrukcji.

Przekazywanie danych Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej i innym organom

§ 17

1. Informacje o zarejestrowanych transakcjach przekazuje się do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej niezwłocznie.

2. Spółka przekazuje dodatkowe dane o stronach transakcji, będące w jej posiadaniu, w tym informacje o ich rachunkach osobistych oraz związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewykorzystanych w przedmiotowej transakcji.

3. W przypadku, gdy transakcja nie jest jeszcze przeprowadzona, zawiadomienie powinno zawierać również wskazanie instytucji, która ma przeprowadzić transakcję.

§ 18

1. Dane z rejestru Spółka dostarcza w postaci kopii karty transakcji.

2. Spółka dostarczając dane z rejestru po raz pierwszy, przekazuje równocześnie wypełniony formularz identyfikacyjny.

3. W przypadku zaistnienia błędu lub zmiany danych zawartych w formularzu, Spółka przesyła do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej nowy formularz identyfikacyjny.

4. Wzór formularza identyfikacyjnego stanowi załącznik nr 4 do instrukcji.

§ 19

1. Dane w formie kopii kart transakcji są przekazywane są na adres:

Ministerstwo Finansów

Departament Informacji Finansowej

00-916 Warszawa

Świętokrzyska 12

2. Przedmiotowe dane mogą być przekazywane przez pracownika Spółki.

3. Dane mogą być również przekazywane za pośrednictwem:

przedsiębiorcy posiadającego koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia, wydaną na podstawie przepisów ustawy z 22.08.1997 r. o ochronie osób i mienia,
państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska",

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i ust. 3 lit. a, osoba dostarczająca dane potwierdza ich przekazanie w rejestrze prowadzonym w tym celu w jednostce organizacyjnej, o której mowa w ust. 1.

5. Dane przekazywane za pośrednictwem podmiotów, o których mowa w ust. 3 lit. b mogą być nadawane wyłącznie przesyłką za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1. W tych przypadkach wymagane jest umieszczenie na przesyłce widocznego dopisku "w kancelarii nie otwierać".

6. Spółka, jeśli stwierdziła błędy w dostarczonej informacji, przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, w terminie siedmiu dni od dnia ich ujawnienia, skorygowane dane.

§ 20

1. Na pisemne żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej Spółka zobowiązana jest do niezwłocznego nieodpłatnego udostępnienia informacji dotyczącej transakcji klienta.

2. Udostępnienie, o którym mowa w ust. 1 polega w szczególności na przekazaniu informacji o stronach transakcji, zawartości dokumentów, przekazaniu ich potwierdzonych kopii lub udostępnieniu odpowiednich dokumentów do wglądu upoważnionym pracownikom Departamentu Informacji Finansowej Ministerstwa Finansów, cele sporządzenia notatek bądź kopii.

3. Żądanie, o którym mowa w ust. 1 może być złożone również w formie elektronicznej.

4. Spółka zobowiązana jest również, na żądanie organów uprawnionych, wykazać zastosowane przez nie środki bezpieczeństwa finansowego w związku z ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

§ 21

Zabronione jest ujawnianie osobom nieuprawnionym faktu poinformowania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcji, o której mowa w § 3 ust. 2.

Przechowywanie informacji

§ 22

1. Rejestr transakcji powinien być przechowywany przez okres pięciu lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane.

2. Informacje o transakcjach oraz dokumenty dotyczące transakcji, powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcją.

3. Informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym miało miejsce zastosowanie pierwszych środków bezpieczeństwa finansowego wobec klienta.

4. Gromadzone dokumenty powinny być przechowywane w segregatorze oznaczonym symbolem GIIF.

Osoby odpowiedzialne

§ 23

1. Osobą odpowiedzialną w Spółce za wykonanie obowiązków określonych w ustawie jest Prezes Zarządu.

2. Osobą odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z instrukcji jest Wiceprezes Zarządu.

3. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad wykonywaniem obowiązków wynikających z niniejszej instrukcji jest Prezes Zarządu.

4. Nadzór, o którym mowa w ust. 3 sprawowany jest na bieżąco. W cyklach co najmniej półrocznych, powinno być sporządzane, przez osobę, o której mowa w ust. 3, sprawozdanie obrazujące jego przebieg.

Kalendarium zmian

§ 24

1. Spółka zobowiązana jest do ewidencjonowania zmian w przedmiotowej instrukcji.

2. Kalendarium zmian powinno być prowadzone wg tabeli określonej w załączniku nr 5 do instrukcji.

Załącznik nr 1: Zawiadomienie.

Załącznik nr 2: Wykaz krajów i terytoriów.

Załącznik nr 3: Karta transakcji.

Załącznik nr 4: Formularz identyfikacyjny instytucji obowiązanej.

Załącznik nr 5: Formularz zmiany.