Ubezpieczenie GAP w kosztach uzyskania przychodów

Blisko 70-80% nowych pojazdów w firmach finansowanych jest leasingiem lub kredytem, a wraz z rosnącą popularnością tego typu finansowania rośnie również zapotrzebowanie na ubezpieczenie GAP (Guaranteed Asset Protection). To dobrowolne ubezpieczenie chroni przed stratą finansową wynikającą z różnicy między wartością rynkową pojazdu a pozostałymi zobowiązaniami finansowymi w przypadku szkody całkowitej lub kradzieży. Dla przedsiębiorców kluczowe jest jednak pytanie: czy i w jakim zakresie składka ubezpieczenia GAP może stanowić koszt uzyskania przychodu?

W niniejszym przewodniku szczegółowo omówimy zasady zaliczania składek ubezpieczenia GAP do kosztów uzyskania przychodów, przedstawimy aktualne ograniczenia prawne oraz wskażemy praktyczne aspekty rozliczania tego wydatku w różnych scenariuszach biznesowych.

Kluczowe wnioski

• Składka GAP może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ale podlega ograniczeniom wartościowym

• Dla samochodów osobowych o wartości do 150 000 zł - składka GAP w 100% stanowi koszt podatkowy

• Przy wartości pojazdu powyżej 150 000 zł - składka GAP jest kosztem proporcjonalnie (np. 75% dla auta za 200 000 zł)

• Kampery i pojazdy dostawcze nie podlegają limitom wartościowym - składka GAP w pełnej wysokości

• Ubezpieczenie GAP nie jest wydatkiem eksploatacyjnym i nie podlega limitowi 75% dla użytkowania mieszanego

• Polisa GAP jest zwolniona z podatku VAT

Czym jest ubezpieczenie GAP i jego zastosowanie w firmie

Ubezpieczenie GAP (Guaranteed Asset Protection) to fakultatywna polisa przeznaczona dla właścicieli pojazdów finansowanych leasingiem, kredytem lub wynajmem długoterminowym. Głównym celem tego ubezpieczenia pojazdu jest ochrona przed utraty wartości pojazdu - szczególnie istotna w przypadku nowych i drogich samochodów. Nowe samochody mogą stracić 20% wartości w pierwszym roku i do 60% w ciągu trzech lat.

W przypadku szkody całkowitej lub kradzieży, standardowe ubezpieczenie AC wypłaca odszkodowanie na podstawie aktualnej wartości rynkowej pojazdu, która najczęściej jest znacznie niższa od ceny zakupu lub pozostałych zobowiązań leasingowych. Ubezpieczenie GAP chroni przed tą różnicą, pokrywając lukę finansową i zapewniając dodatkowe odszkodowanie.

Rodzaje ubezpieczenia GAP dostępne na rynku

W polskich realiach spotykamy kilka wariantów tego ubezpieczenia:

• GAP finansowy - najtańsza opcja chroniąca głównie leasingobiorców i kredytobiorców; rekompensuje różnicę między wartością pojazdu po szkodzie a pozostałym zobowiązaniem wobec finansującego.

• GAP fakturowy - najbardziej kompleksowa ochrona; wypłacana jest różnica między wartością z faktury a wartością rynkową w dniu szkody.

• GAP indeksowy - wypłata stanowi określony procent wartości rynkowej pojazdu (zwykle 20-30%).

• GAP Casco - najczęściej zawierany razem z polisą AC jako uzupełnienie polisy AC.

Koszt ubezpieczenia GAP zależy od wartości pojazdu, okresu ochrony oraz wybranego wariantu. Dla przykładu, dla samochodu o wartości 100 000 zł składka GAP fakturowy na 3 lata może wynosić 1 200-2 400 zł, podczas gdy GAP finansowy to koszt około 900-1 500 zł.

Przeczytaj:

1. Ubezpieczenie GAP w leasingu
2. Ubezpieczenie GAP dla ciągników siodłowych
3. Ubezpieczenie GAP dla ciężarówek

Podstawowe zasady zaliczania składek ubezpieczeniowych do kosztów

Polskie prawo podatkowe, w szczególności ustawa o PIT (art. 22 i 23) oraz CIT (art. 15 i 16), określa jasne kryteria dla zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Składka na ubezpieczenie GAP, podobnie jak inne składki na ubezpieczenie, podlega ogólnej zasadzie - koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia, zabezpieczenia źródła przychodów lub utrzymania przychodów w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.

Wymagania dokumentacyjne

Dla prawidłowego rozliczenia składek na ubezpieczenie GAP w kosztach uzyskania przychodów niezbędne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji:

• Polisa ubezpieczeniowa lub umowy ubezpieczenia AC wraz z zapisami dotyczącymi GAP.

• Dowód zapłaty składki (faktura, potwierdzenie przelewu).

• Dokumenty potwierdzające wartość samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

• Uzasadnienie gospodarcze zakupu polisy GAP w kontekście prowadzonej działalności.

Polisa GAP może stanowić dokument księgowy, pod warunkiem spełnienia wymogów określonych przez organy skarbowe. Istotne jest również właściwe udokumentowanie wartości pojazdu samochodowego określonego w umowie ubezpieczenia oraz ekonomiczne uzasadnienie potrzeby zakupu tego dodatkowego ubezpieczenia.

Ograniczenia dotyczące samochodów osobowych wprowadzone od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku, na mocy nowelizacji ustaw PIT i CIT, wprowadzono istotne ograniczenia dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów składek ubezpieczeniowych dla samochodów osobowych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów składek ubezpieczeniowych (w tym tytułu ubezpieczenia GAP) dla samochodu osobowego będącego środkiem trwałym nie mogą przekroczyć proporcji odpowiadającej stosunkowi kwoty 150 000 zł do wartości pojazdu.

Zakres stosowania ograniczeń

Kluczowe jest zrozumienie, które składki podlegają tym ograniczeniom:

• Podlegają limitowi: składki AC i GAP (uzależnione od wartości pojazdu)

• Nie podlegają limitowi: składki OC i następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW)

Dodatkowo, dla samochodów osobowych w użytkowaniu mieszanym (prywatno-służbowym), inne wydatki związane z eksploatacją podlegają limitowi 75% zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a PIT. Jednak ubezpieczenie GAP nie jest klasyfikowane jako wydatek eksploatacyjny, więc ten limit nie ma zastosowania.

Składka GAP dla samochodów osobowych - szczegółowe zasady rozliczania

Sposób rozliczania składki ubezpieczenia GAP w przypadku samochodów osobowych zależy od wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Zasady są następujące:

Pojazdy o wartości do 150 000 zł

Jeżeli wartość samochodu osobowego nie przekracza 150 000 zł, cała składka GAP może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. W tej sytuacji przedsiębiorca może w pełni skorzystać z możliwości obniżenia podstawy opodatkowania o poniesiony wydatek na ubezpieczenie.

Pojazdy o wartości powyżej 150 000 zł

W przypadku pojazdów o wyższej wartości stosuje się rozliczenie proporcjonalne według wzoru:

Koszt podatkowy = (150 000 zł / wartość pojazdu) × składka GAP

Przykłady praktycznego rozliczania

Interpretacja Dyrektora KIS z praktycznymi wskazówkami

Interpretacje podatkowe wydane przez Dyrektora KIS w 2023 roku jednoznacznie potwierdzają, że składka GAP nie podlega ograniczeniom wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy CIT dotyczącym limitów dla wydatków eksploatacyjnych. Ubezpieczenie GAP nie jest klasyfikowane jako wydatek eksploatacyjny w rozumieniu przepisów podatkowych, co oznacza, że jedynym ograniczeniem jest limit wartościowy 150 000 zł określony w art. 16 ust. 1 pkt 49.

Ta interpretacja ma kluczowe znaczenie praktyczne, ponieważ oznacza, że dla pojazdów wykorzystywanych w użytkowaniu mieszanym (prywatno-służbowym) składka GAP nie podlega redukcji do 75%, która dotyczy innych kosztów eksploatacyjnych.

Pojazdy niespełniające definicji samochodu osobowego

Znaczna część pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej nie podlega ograniczeniom wartościowym obowiązującym dla samochodów osobowych. Ta kategoria obejmuje szeroki zakres pojazdów specjalistycznych i użytkowych.

Kampery i pojazdy rekreacyjne

W przypadku pojazdów typu kamper, które zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych nie spełniają definicji samochodu osobowego, składka GAP może być w pełni zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że nawet dla kampera o wartości 300 000 zł, cała składka ubezpieczenia GAP stanowi koszt podatkowy bez żadnych ograniczeń proporcjonalnych.

Pojazdy użytkowe i specjalistyczne

Do kategorii pojazdów nieobjętych ograniczeniami należą:

• Pojazdy dostawcze o DMC powyżej 3,5 tony

• Pojazdy ciężarowe wykorzystywane do przewozu ładunków

• Autobusy przeznaczone do przewozu osób

• Pojazdy specjalne (np. dźwigi, koparki, pojazdy medyczne)

• Pojazdy z konstrukcyjnie oddzielone elementy pojazdu przegrodą lub ścianą trwałą przegrodą

Dla wszystkich wymienionych kategorii składka GAP może być w całości zaliczona do kosztów podatkowych, niezależnie od wartości pojazdu samochodowego mającego te następujących przeznaczeń.

Pojazdy wykorzystywane wyłącznie w celach zarobkowych

Szczególną kategorię stanowią pojazdy wykorzystywane wyłącznie w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, takie jak:

• Taksówki i pojazdy transportu osób

• Pojazdy kurierskie i dostawcze

• Pojazdy szkoleniowe w ośrodkach nauki jazdy

• Pojazdy wykorzystywane w działalności wynajmu

Dla tej kategorii również nie obowiązują ograniczenia wartościowe, a składka GAP w pełnej wysokości stanowią koszt uzyskania przychodu.

Różnice między rodzajami ubezpieczenia GAP w kontekście podatkowym

Wszystkie dostępne na polskim rynku warianty ubezpieczenia GAP podlegają identycznym regułom podatkowym dotyczącym zaliczania do kosztów uzyskania przychodów. Różnice w zakresie ochrony i kosztach nie wpływają na sposób ich rozliczania podatkowego.

GAP finansowy

Ten najtańszy wariant, chroniący głównie przed różnicą między wartością rynkową pojazdu a pozostałymi zobowiązaniami wobec leasingodawcy lub kredytodawcy, podlega standardowym zasadom rozliczania. W przypadku samochodów osobowych stosuje się limit proporcjonalny wynikający z wartości pojazdu, a dla pozostałych kategorii pojazdów - pełne zaliczenie do kosztów.

GAP indeksowy i fakturowy

Droższe warianty oferujące szerszą ochronę (GAP indeksowy z wypłatą 20-30% wartości rynkowej, GAP fakturowy z pełną ochroną do wartości fakturowej) są rozliczane identycznie jak GAP finansowy. Wysokość składki nie wpływa na sposób jej klasyfikacji podatkowej.

GAP Casco

Ten wariant, najczęściej oferowany jako rozszerzenie standardowej polisy AC, również podlega tym samym zasadom rozliczania. Fakt powiązania z umową ubezpieczenia AC nie zmienia jego klasyfikacji podatkowej.

Praktyczne aspekty księgowania składki GAP

Poprawne księgowanie składki ubezpieczenia GAP wymaga uwzględnienia specyfiki tego produktu oraz obowiązujących regulacji podatkowych i rachunkowych.

Zasady ewidencji księgowej

Składka GAP powinna być księgowana na koncie 403 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub analogicznym koncie kosztowym przeznaczonym dla ubezpieczeń majątkowych. W przypadku przekroczenia limitu wartościowego dla samochodów osobowych, w księgach należy ewidencjonować jedynie kwotę odpowiadającą proporcji określonej w przepisach.

Zwolnienie z podatku VAT

Składki na ubezpieczenie GAP, podobnie jak inne ubezpieczenia majątkowe, są zwolnione z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie mogą odliczyć VAT od składki, ale jednocześnie nie muszą go dopłacać przy otrzymaniu polisy.

Dokumentacja wymagana do księgowania

Dla prawidłowego księgowania niezbędne jest posiadanie:

• Polisy ubezpieczeniowej lub umowy ubezpieczenia zawierającej szczegóły dotyczące GAP

• Faktury lub dokumentu potwierdzającego zapłatę składki

• Dokumentacji potwierdzającej wartość pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia

• W przypadku rozliczenia proporcjonalnego - kalkulacji uzasadniającej podział kosztów

Porównanie kosztów ubezpieczeń pojazdowych w firmie

Zrozumienie różnic w rozliczaniu poszczególnych rodzajów ubezpieczeń pojazdowych jest kluczowe dla prawidłowej optymalizacji kosztów podatkowych.

*Limit dotyczy tylko samochodów osobowych

Strategia optymalizacji kosztów

Przedsiębiorcy powinni uwzględnić w swoich decyzjach finansowych fakt, że dla pojazdów o wysokiej wartości (powyżej 150 000 zł) tylko część składek AC i GAP będzie stanowiła koszt podatkowy. W takiej sytuacji warto rozważyć:

• Wybór pojazdów o wartości nieprzekraczającej 150 000 zł dla maksymalnej optymalizacji podatkowej

• Finansowanie droższych pojazdów przez podmioty niepodlegające ograniczeniom (np. przy użytkowaniu kamperów)

• Dokładną kalkulację rzeczywistego kosztu ubezpieczenia po uwzględnieniu skutków podatkowych

Specyfika rozliczania GAP w kontekście leasingu i kredytu samochodowego

Ubezpieczenie GAP jest szczególnie istotne w przypadku finansowania pojazdów przez leasing operacyjny, leasing finansowy czy kredyt samochodowy. W tych formach finansowania ryzyko powstania luki finansowej jest najwyższe ze względu na szybką deprecjację wartości pojazdu w pierwszych latach użytkowania.

Leasing operacyjny

W leasingu operacyjnym pojazd pozostaje własnością leasingodawcy, ale leasingobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody. Ubezpieczenie GAP chroni przed sytuacją, w której wartość odszkodowania z AC nie pokrywa zobowiązań wobec leasingodawcy. Składka GAP w tej formule może być:

• Włączona w miesięczne raty leasingowe

• Płacona jednorazowo na początku umowy leasingowej

• Finansowana osobno jako dodatkowa umowa ubezpieczenia

Niezależnie od sposobu płatności, zasady rozliczania podatkowego pozostają bez zmian - obowiązują standardowe limity dla samochodów osobowych.

Leasing finansowy i kredyt

W przypadku leasingu finansowego czy kredytu samochodowego, gdzie pojazd docelowo przechodzi na własność użytkownika, ubezpieczenie GAP chroni przed stratą wynikającą z różnicy między wartością odszkodowania a pozostałym zadłużeniem. Ten rodzaj finansowania charakteryzuje się:

• Wyższym ryzykiem finansowym dla kredytobiorcy/leasingobiorcy

• Większą potrzebą zabezpieczenia przed utraty wartości pojazdu

• Często obowiązkowym charakterem ubezpieczenia GAP wymaganym przez finansującego

Wpływ sposobu płatności na rozliczenie

Składka GAP może być płacona jednorazowo lub w ratach, co wpływa na moment jej rozliczenia podatkowego:

• Płatność jednorazowa: cała składka stanowi koszt w roku zapłaty (z uwzględnieniem ewentualnych limitów)

• Płatność ratalna: każda rata jest rozliczana jako koszt w okresie, którego dotyczy

• Włączenie w raty leasingowe: składka GAP jest rozliczana jako część kosztu leasingu

Podsumowanie

Ubezpieczenie GAP w kosztach uzyskania przychodów może stanowić istotny element optymalizacji podatkowej dla przedsiębiorców finansujących pojazdy przez leasing czy kredyt. Kluczowe jest zrozumienie, że składka GAP podlega tym samym ograniczeniom co ubezpieczenie AC - limit 150 000 zł wartości pojazdu dla samochodów osobowych oraz pełna dedukcja dla pozostałych kategorii pojazdów.

Przedsiębiorcy powinni zwracać szczególną uwagę na:

• Prawidłowe udokumentowanie wartości pojazdu przyjętej dla celów ubezpieczenia

• Rozliczenie proporcjonalne w przypadku przekroczenia limitu wartościowego

• Fakt, że GAP nie jest wydatkiem eksploatacyjnym i nie podlega limitowi 75%

• Zwolnienie składek GAP z podatku VAT

W przypadku wątpliwości dotyczących klasyfikacji konkretnego pojazdu lub nietypowych struktur finansowania, zalecana jest konsultacja z doradcą podatkowym w celu uzyskania indywidualnej interpretacji przepisów.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy składka GAP podlega limitowi 75% dla użytkowania mieszanego?

Nie. Zgodnie z interpretacjami Dyrektora KIS z 2023 roku, ubezpieczenie GAP nie jest wydatkiem eksploatacyjnym w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT. Jedynym ograniczeniem jest limit wartościowy 150 000 zł dla samochodów osobowych.

Jak rozliczyć GAP dla samochodu za 180 000 zł?

Należy zastosować rozliczenie proporcjonalne: (150 000 zł ÷ 180 000 zł) × składka GAP = 83,33% składki stanowi koszt uzyskania przychodu. Pozostałe 16,67% to koszt niestanowiący przychodu podatkowego.

Czy kampery podlegają ograniczeniom GAP?

Nie. W przypadku pojazdów typu kamper, które nie spełniają definicji samochodu osobowego, składka GAP w 100% może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od wartości pojazdu.

Od kiedy obowiązują limity dla składek GAP?

Ograniczenia dotyczące skladek ubezpieczeniowych dla samochodów osobowych obowiązują od 1 stycznia 2019 roku, wprowadzone na mocy nowelizacji ustaw o PIT i CIT.

Czy GAP podlega VAT?

Nie. Składki na ubezpieczenie GAP są zwolnione z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT, podobnie jak inne ubezpieczenia.

Jak prawidłowo udokumentować składkę GAP?

Wystarczająca dokumentacja obejmuje: polisę ubezpieczeniową, dowód zapłaty składki, dokumenty potwierdzające wartość pojazdu oraz uzasadnienie gospodarcze zakupu ubezpieczenia w kontekście prowadzonej działalności.

Kosztuje ubezpieczenie GAP tyle samo dla wszystkich pojazdów?

Nie. Koszt ubezpieczenia GAP zależy od wartości pojazdu, okresu ochrony, rodzaju GAP (finansowy/indeksowy/fakturowy) oraz przeznaczenia pojazdu. Dla pojazdu za 100 000 zł GAP finansowy kosztuje około 900-1 500 zł, a GAP fakturowy 1 200-2 400 zł na 3 lata ochrony.

Czy można rozliczyć GAP dla pojazdu wykorzystywanego prywatnie i służbowo?

Tak, ale tylko w proporcji odpowiadającej wykorzystaniu służbowemu. Ubezpieczenie GAP nie podlega automatycznej redukcji do 75%, ale wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla określenia rzeczywistego wykorzystania służbowego.